Je eigen AI-assistent kan op jouw vraag mail ordenen, afspraken plannen en administratie klaarzetten. Zo houd je als ondernemer aandacht over voor klanten en de groei van je bedrijf. Je kunt zelf beginnen met één taak. Met een geschikte koppeling werkt je assistent rechtstreeks met je eigen gegevens.
Maandagochtend open je je inbox. Tussen klantvragen staan facturen, nieuwsbrieven en een verzoek om een afspraak. Je wilde vandaag een nieuwe dienst uitwerken. Eerst die mail.
Zo vullen kleine klussen je week. Dinsdag plan je afspraken, woensdag volgen de bonnetjes, donderdag een bericht voor LinkedIn en vrijdag een rapport voor een klant. Hoeveel je kunt overdragen aan je AI-assistent, hangt af van je programma’s en de afspraken die je vastlegt.
Hoe helpt AI je op maandagochtend met je mail?
AI kan berichten per klant indelen, conceptantwoorden schrijven en openstaande vragen verzamelen. Je legt vooraf vast welke berichten aandacht vragen en wat ermee moet gebeuren.
Dat kun je zelf uitproberen. Neem een paar voorbeeldmails zonder persoonsgegevens en vraag om een indeling:
“Deel deze berichten in: klantvraag, afspraak, factuur of nieuwsbrief. Leg bij twijfel uit waarom je twijfelt.”
Bekijk de uitkomst. Herkent de AI een spoedvraag? Waar hoort een bericht van een nieuwe klant? Schrijf die regels op en test opnieuw met andere voorbeelden.
Met een koppeling kan je eigen AI berichten rechtstreeks uit Gmail of Outlook ophalen. Welke handelingen beschikbaar zijn, verschilt per programma en account. Controleer bijvoorbeeld of de koppeling berichten alleen kan lezen of ook kan verplaatsen.
Je kunt vervolgens vragen: “Sorteer mijn mail van vandaag.” Wil je dat elke ochtend vanzelf laten gebeuren? Dan moet ook de automatische start worden ingericht.
Laat AI op dinsdag je afspraken klaarzetten
AI kan een afspraak in je agenda klaarzetten als de koppeling toegang geeft tot de benodigde agenda’s. Jij bepaalt welke tijden geschikt zijn en wanneer je toestemming wilt geven.
Een klant mailt bijvoorbeeld met een verzoek om overleg. Je assistent zoekt een vrij moment in Google Agenda of Outlook en zet de afspraak klaar. Daarvoor heeft hij duidelijke regels nodig: hoe lang duurt het gesprek, hoeveel ruimte wil je ertussen en op welke dagen ontvang je klanten?
Begin zelf met het opschrijven van die afspraken. Denk ook aan uitzonderingen:
- Welke uren houd je vrij voor werk dat aandacht vraagt?
- Wanneer mag een afspraak worden verplaatst?
- Wat gebeurt er als er geen geschikt moment is?
- Wil je een voorstel controleren voordat de uitnodiging uitgaat?
Zo krijgt je assistent houvast. Een onduidelijke afspraak blijft een reden om jou erbij te halen.
Wat kan AI op woensdag doen voor je administratie?
AI kan facturen verzamelen, gegevens opzoeken en bonnetjes bij betalingen zoeken als je programma’s die handelingen ondersteunen. Jij controleert wat er klaarstaat.
Denk aan een leveranciersfactuur die in Gmail binnenkomt. Je vraagt je assistent om het bedrag, de btw en de leverancier te herkennen en een inkoopfactuur klaar te zetten in Moneybird. Of je vraagt welke verkoopfacturen nog openstaan.
Werk je met Exact Online of SnelStart? Onderzoek eerst wat je pakket zelf al kan en welke koppelingen beschikbaar zijn. De mogelijkheden hangen af van je pakket, abonnement en instellingen.
Je kunt zelf alvast je werkwijze beschrijven: waar komen facturen binnen, welke gegevens zijn nodig en wat controleert je boekhouder? Daarmee wordt duidelijk welk deel je kunt overdragen.
Begin met klaarzetten en controleren. Bedragen, btw en klantgegevens verdienen aandacht. Spreek apart af welke handelingen zelfstandig mogen gebeuren.
Maak op donderdag een bericht van je projectupdate
AI kan van je eigen aantekeningen een concept voor LinkedIn maken. Daar kun je direct mee oefenen.
Geef een korte beschrijving van een afgerond project, voor wie je schrijft en wat de lezer eraan heeft. Voeg een eerder bericht toe waarvan de toon bij je past. Gebruik materiaal dat je mag delen.
Bewaar vervolgens de uitleg die een bruikbaar resultaat oplevert. Bijvoorbeeld:
“Schrijf voor eigenaren van installatiebedrijven. Begin met de vraag van de klant, beschrijf wat we hebben gedaan en sluit af met een praktische les. Gebruik alleen de feiten uit mijn aantekeningen.”
Zo’n bewaarde werkinstructie heet ook wel een skill. Daarin staan de stappen, regels en gewenste uitkomst van een taak. Ook een collega kan dezelfde instructie gebruiken.
Een vaste instructie helpt om je werkwijze te volgen. Controle blijft nodig: staan alle feiten goed en klinkt het bericht als jouw bedrijf?
Laat AI op vrijdag de cijfers verzamelen
AI kan gegevens uit gekoppelde programma’s ophalen en een eerste rapport of presentatie maken. Jij beoordeelt wat de cijfers betekenen.
Leg vooraf vast welke bronnen en periode nodig zijn. Beschrijf ook wat er moet gebeuren als gegevens ontbreken. Laat de AI ontbrekende bronnen bovenaan het rapport noemen en controleer of je de conclusies kunt gebruiken.
Deze taken kun je vastleggen in afzonderlijke werkinstructies:
| Taak | Wat je aan AI vraagt | Wat je controleert |
|---|---|---|
| Mail ordenen | “Sorteer mijn mail van vandaag per klant.” | Berichten waarover twijfel bestaat |
| Bonnetjes verzamelen | “Zet de bonnetjes van deze week klaar.” | Bedragen en bijbehorende betalingen |
| Een bericht schrijven | “Maak een bericht van deze projectupdate.” | Feiten en toon |
| Een rapport maken | “Verzamel de cijfers voor het weekrapport.” | Bronnen, periode en conclusies |
Elke taak begint hier met een vraag van jou. Voor werk dat vanzelf moet starten, leg je ook het tijdstip of de aanleiding vast.
Hoe krijgt je AI toegang tot je programma’s?
Je AI krijgt toegang via een koppeling met de programma’s waarin je werkt. Zonder gekoppelde bron lever je zelf de benodigde gegevens aan.
Je plakt dan bijvoorbeeld een mail in de chat en zet het antwoord terug in je mailprogramma. Met een geschikte koppeling kan de AI gegevens rechtstreeks ophalen en het resultaat op de juiste plek klaarzetten.
Een techniek daarvoor heet MCP: Model Context Protocol. Dat is een afgesproken manier waarop een AI-assistent gegevens kan opvragen en handelingen kan uitvoeren in andere programma’s.
Een koppeling en een werkinstructie vullen elkaar aan:
- De koppeling geeft toegang. De AI kan bijvoorbeeld berichten lezen of een afspraak klaarzetten.
- De werkinstructie beschrijft het werk. Daarin staan jouw mappen, regels en controles.
- Een automatische start bepaalt wanneer de taak loopt. Bijvoorbeeld elke ochtend of zodra een test afloopt.
Controleer per programma wat beschikbaar is. De naam van een koppeling vertelt nog niet welke handelingen je ermee kunt uitvoeren.
Hoe gebruikt Dennis van Drunen AI bij zijn experimenten?
Dennis van Drunen is growth hacker en test voor zijn klanten wat werkt. Plannen, cijfers verzamelen en presentaties bouwen deed hij zelf.
Wij automatiseerden de planning en koppelden Claude aan Google Analytics. Zodra hij een experiment in Airtable aanmaakt, staat de planning vanzelf in zijn agenda. Op de einddatum krijgt hij een seintje.
Op zijn vraag haalt Claude de cijfers op en maakt er een presentatie van in zijn huisstijl. Dennis beoordeelt en vult aan. Zo houdt hij tijd over voor zijn advies en het bedenken van volgende experimenten.
Waar houdt zelf doen op?
Zelf doen vraagt extra kennis zodra je AI toegang geeft tot bedrijfsgegevens of taken zelfstandig laat uitvoeren. Dan horen veiligheid, controle en onderhoud bij de inrichting.
Met een voorbeeldtekst kun je veel uitproberen. Zodra je toegang geeft tot je inbox of boekhouding, moet je ook deze vragen beantwoorden:
- Welke gegevens mag de AI ophalen?
- Wie kan die gegevens bekijken?
- Welke handelingen vragen eerst jouw akkoord?
- Hoe trek je de toegang weer in?
- Wie merkt het als een koppeling stopt?
Ook de AVG vraagt aandacht. Waar gegevens worden verwerkt en wie erbij kan, hangt af van de gekozen diensten, accounts en instellingen. Controleer hun voorwaarden en leg vast welke persoonsgegevens nodig zijn voor de taak.
Test vervolgens met een kleine, afgebakende opdracht. Laat je assistent bijvoorbeeld conceptantwoorden klaarzetten en lees ze zelf na. Bekijk ook wat er gebeurt bij een onbekende klant, een ontbrekend bedrag of een onduidelijke datum.
Onderhoud hoort erbij. Een programma kan veranderen, toegang kan verlopen en je eigen werkwijze kan verschuiven. Spreek af wie fouten opmerkt en de taak weer werkend maakt.
Daar zit een belangrijk deel van onze hulp: koppelingen inrichten, grenzen vastleggen, uitzonderingen testen en zorgen dat het werk blijft lopen.
Wat kost hulp bij je AI-assistent?
Een AI-koppeling kost vanaf €750 excl. btw. Wij richten bij AI Builder Studio in Haarlem tijdens een dagdeel de koppeling met je eigen programma’s in, online of op locatie.
Binnen één dag werkt je AI met je eigen systemen. Je krijgt uitleg en oefent samen met ons, zodat je daarna zelf opdrachten kunt geven.
Je hebt een betaald abonnement van ChatGPT of Claude nodig, op je eigen naam. Dat betaal je zelf, per maand. Wij zeggen je vooraf welk abonnement past.
Voor een taak die vanzelf start, bieden we AI-automatisering. Na oplevering kun je bij ons terecht voor beheer en doorontwikkeling.
Twijfel je nog over een geschikte taak? Lees dan Welke taken automatiseer je als eerste met AI?
Je kunt ook een kennismaking plannen en vertellen welke klus je aan je assistent wilt geven.
Waar zelf doen ophoudt, neemt AI Builder Studio het inrichten, testen en onderhouden van de koppelingen over: bekijk hoe wij je eigen AI koppelen aan je mail, agenda en administratie.