Begin met een wekelijkse klus die vaste stappen volgt en waarvan je het resultaat makkelijk controleert. Denk aan facturen klaarzetten of cijfers verzamelen voor een rapport. Als dat werk op de achtergrond gebeurt, houd je aandacht over voor klanten en nieuwe plannen.
Je kunt zelf beginnen met een werkinstructie en een paar veilige proefvoorbeelden. Daarmee ontdek je of AI de taak begrijpt. Voordat je AI toegang geeft tot je mail of boekhouding, moet je vastleggen wat hij mag lezen en aanpassen.
Hieronder vind je drie kenmerken, tien voorbeelden om te vergelijken en een checklist. Zo kies je een eerste taak die past bij je werk.
Aan welke drie kenmerken herken je een geschikte taak?
Een geschikte eerste taak komt vaak terug, volgt herkenbare stappen en gebruikt digitale gegevens. Loop deze kenmerken langs voordat je iets gaat inrichten.
1. Kies een taak die vaak terugkomt
Een dagelijkse of wekelijkse klus is een goed startpunt, omdat dezelfde handelingen steeds opnieuw je aandacht vragen.
Denk aan je inbox bij het begin van de dag. Welke berichten moet je sorteren? Welke gegevens zoek je telkens op? Juist zulke kleine handelingen kunnen samen je ochtend vullen.
Kijk ook naar de tijd per keer. Bij een taak die je twee keer per jaar doet, kan het inrichten langer duren dan het werk zelf.
2. Kies een taak met herkenbare stappen
Een taak die je in een kort stappenplan kunt uitleggen aan een nieuwe collega, is het onderzoeken waard.
Schrijf op wat er binnenkomt, wat je ermee doet en wanneer het klaar is. Dat vormt de werkinstructie voor je AI. Een opgeslagen werkinstructie heet soms een ‘skill’.
Bij gespreksverslagen kun je bijvoorbeeld een vaste indeling gebruiken: afspraken, open vragen en vervolgstappen. Daardoor kun je de uitkomst steeds op dezelfde punten controleren. Dat maakt de taak geschikt om te testen.
Neem ook uitzonderingen mee. Wat moet er gebeuren als een naam ontbreekt of twee bronnen elkaar tegenspreken?
3. Kies een taak met digitale gegevens
Leesbare mails, pdf’s, formulieren en spreadsheets geven AI gegevens om mee te werken.
Aantekeningen in een schrift moet je eerst digitaal vastleggen. Gegevens in een programma vragen om passende toegang: je AI moet ze kunnen ophalen en soms ook iets kunnen terugzetten.
Een koppeling maakt die uitwisseling mogelijk. Daarmee kan bijvoorbeeld een factuur uit je mail in je boekhouding terechtkomen.
Meer over zulke koppelingen lees je in Systemen koppelen: je gegevens op één scherm. Bekijk ook wat een eigen AI-assistent tijdens je werk kan doen.
Welke van deze tien taken past als eerste bij jouw werk?
De beste kandidaat herken je aan herhaling, duidelijke invoer en een uitkomst die je snel kunt nakijken. Gebruik de voorbeelden om taken uit je eigen week te vergelijken.
Vergelijk aanvragen en gespreksverslagen
Aanvragen en verslagen zijn het onderzoeken waard als je steeds dezelfde gegevens nodig hebt.
- Van aanvraag naar conceptofferte. Een aanvraag komt binnen in je mail. AI haalt de klantgegevens eruit, maakt de klant aan in je boekhouding of klantenlijst en bereidt een offerte voor.
- Van gesprek naar verslag. Je aantekeningen worden een verslag met de besproken vervolgstappen. Ook staat er een conceptmail klaar die je kunt nalezen.
Kies bij offertes eerst een duidelijk afgebakend type aanvraag. Voor verslagen helpen vaste kopjes en complete aantekeningen.
Vergelijk facturen en herinneringen
Facturen verwerken en betaalherinneringen voorbereiden zijn geschikt om te onderzoeken als je vaste controles kunt afspreken.
- Facturen op de juiste plek. Facturen uit Gmail komen in Moneybird terecht, klaar om te controleren.
- Herinneringen voorbereiden. Bij een openstaande factuur verschijnt een concept voor een vriendelijke herinnering. Jij kijkt die na.
Bekijk eerst de functies van je boekhoudpakket. Een herinnering na een vaste termijn kan vaak al met de bestaande instellingen.
Vergelijk mail sorteren en antwoorden voorbereiden
Mail sorteren is een bruikbaar begin als je duidelijke klantmappen en labels hebt.
- Mail sorteren. Een bericht krijgt de map van de juiste klant en een label voor de volgende actie.
- Antwoorden klaarzetten. AI maakt een concept in jouw toon, op basis van informatie die je hebt goedgekeurd. Jij controleert en verstuurt.
Voor conceptantwoorden heb je actuele informatie nodig over bijvoorbeeld levertijden, producten en afspraken. Controleer of die informatie op één vaste plek staat.
Vergelijk projectberichten en rapporten
Projectberichten en rapporten zijn goede kandidaten als de broninformatie compleet is en de gewenste opbouw vaststaat.
- Van project naar LinkedIn-bericht. AI maakt van een afgerond project een bericht met jouw vaste opbouw.
- Van cijfers naar presentatie. AI haalt resultaten op en verwerkt ze in een vast rapport of een presentatie.
Dennis van Drunen is growth hacker en test voor zijn klanten wat werkt: zodra hij een experiment in Airtable aanmaakt, staat de planning vanzelf in zijn agenda en krijgt hij op de einddatum een seintje. Op zijn vraag haalt Claude via de koppeling met Google Analytics de cijfers op en maakt er een presentatie van in zijn huisstijl, die Dennis beoordeelt en aanvult.
Vergelijk planningen en weekoverzichten
Planningen en weekoverzichten zijn geschikt als de benodigde gegevens actueel en toegankelijk zijn.
- Van schema naar agenda. De planning verschijnt op basis van een vast schema in de agenda van de juiste mensen.
- Een vast weekoverzicht. Elke vrijdag staat op een rij wat er openstaat, wat er geleverd is en wat er volgende week komt. De gegevens kunnen uit meerdere programma’s komen.
Begin met één duidelijk overzicht of een planning met vaste regels. Leg vast wat er moet gebeuren bij ontbrekende gegevens of een dubbele afspraak.
Bij deze taken kun je afspreken dat AI het voorbereidende werk doet. Jij beoordeelt de uitkomst voordat een klant iets ontvangt of een boeking definitief wordt.
Hoe controleer je of jouw taak geschikt is?
Beantwoord zes vragen over een taak die je deze week hebt gedaan.
- Doe je deze taak minstens één keer per week?
- Kun je de stappen opschrijven in een kort lijstje?
- Staat alles wat je nodig hebt in je mail, een bestand of een programma?
- Kan het programma gegevens uitwisselen met andere programma’s? Vraag je leverancier welke gegevens je kunt ophalen en terugzetten.
- Kun je het resultaat snel controleren voordat het naar buiten gaat?
- Kost de taak je nu meer dan een kwartier per keer?
Vijf of zes keer ja? Onderzoek deze taak verder. Bij drie of vier keer ja loont het om eerst andere taken te vergelijken. Bij minder dan drie keer ja kun je de taak voorlopig laten liggen.
Gebruik de antwoorden als eerste selectie. Een technische controle en een inschatting van de kosten volgen daarna. Vergelijk drie of vier taken en kijk ook wat je met de vrijgekomen aandacht wilt doen.
Hoe scoort het verwerken van facturen?
In dit voorbeeld scoort het verwerken van facturen vijf keer ja en één open vraag.
Stel dat je elke week langer dan een kwartier bezig bent met digitale facturen. Je opent ze en zet de gegevens in je boekhouding:
- Elke week? Ja, zelfs een paar keer per week.
- Korte lijst met stappen? Ja: openen, leverancier zoeken, bedrag en datum invullen en een categorie kiezen.
- Alles digitaal? Ja, de facturen komen als pdf in je mail.
- Een koppeling? Nog uitzoeken bij je mailprogramma en boekhoudpakket. De beschikbare toegang kan per abonnement verschillen.
- Snel te controleren? Ja, in dit voorbeeld staan bedrag, leverancier en categorie duidelijk naast de bronfactuur.
- Meer dan een kwartier? Ja, dat is het uitgangspunt van deze voorbeeldtaak.
Met vijf keer ja is deze taak geschikt om verder te onderzoeken. Vraag eerst na of beide programma’s de benodigde gegevens kunnen uitwisselen. Als dat kan, komt de score op zes keer ja.
Controleer ook welke functies je boekhoudpakket al biedt. Soms is het goed instellen van een bestaande functie genoeg.
Hoe schrijf je zelf een bruikbare werkinstructie?
Beschrijf de invoer, de stappen, de gewenste uitkomst en je controle. Een paar regels per onderdeel zijn genoeg om te beginnen.
- Wat komt erin? Bijvoorbeeld een pdf-factuur in je mail.
- Welke stappen zet je? Schrijf ze op in de volgorde waarin je ze uitvoert.
- Wat komt eruit? Bijvoorbeeld een factuur in je boekhouding, klaar om goed te keuren.
- Wanneer is het goed? Beschrijf wat je nakijkt en waar het weleens misgaat.
Voeg twijfelgevallen toe. Wat doe je bij een onbekende leverancier, een ontbrekend bedrag of een dubbele factuur? Leg vast wanneer de taak moet stoppen en jou moet waarschuwen.
Test je instructie eerst met verzonnen gegevens of voorbeelden waaruit je vertrouwelijke informatie hebt verwijderd. Laat ChatGPT of Claude de taak uitvoeren en vergelijk de uitkomst met wat je zelf verwacht. Bewaar fouten en pas je instructie daarop aan.
Zo ontdek je welke uitleg ontbreekt voordat je toegang geeft tot je dagelijkse werk.
Welke taken kun je beter later oppakken?
Taken met veel uitzonderingen, grote gevolgen, papieren gegevens of weinig herhaling vragen extra voorbereiding.
- Veel uitzonderingen. Breng eerst in kaart welke stappen steeds terugkomen en waar je zelf een afweging maakt.
- Grote gevolgen. Laat AI een betaling of contract voorbereiden. Houd de goedkeuring bij jezelf.
- Gegevens op papier. Leg de informatie eerst digitaal vast en controleer of alles leesbaar is.
- Weinig herhaling. Vergelijk de kosten van het inrichten met de tijd die de taak je kost.
Een deel van zo’n taak kan al bruikbaar zijn. Je kunt bijvoorbeeld gegevens laten verzamelen en de beoordeling zelf doen.
Wanneer heb je hulp nodig bij veiligheid en koppelingen?
Hulp is zinvol zodra AI toegang krijgt tot bedrijfsgegevens of zelfstandig iets verandert in je programma’s.
Een goede proef met een los bestand laat zien of de instructie werkt. Voor dagelijks gebruik moet ook vaststaan welke gegevens de taak mag lezen, wat hij mag aanpassen en wie een fout opmerkt.
Leg daarom vooraf vast:
- welke toegang nodig is en hoe je die weer intrekt;
- waar gegevens worden verwerkt en bewaard;
- wie bij die gegevens kan;
- hoe je omgaat met persoonsgegevens en de AVG;
- wat er gebeurt als een programma uitvalt of een koppeling verandert;
- wie de taak controleert en onderhoudt.
De antwoorden hangen af van je programma’s, account en instellingen. Een betaald AI-account vraagt nog steeds om controle van de voorwaarden en het gebruik van persoonsgegevens.
Wij richten de toegang, koppelingen en foutmeldingen in en leggen samen met je vast wie controleert en hoe het onderhoud wordt geregeld.
Wat kost het om je eerste taak vanzelf te laten lopen?
Een AI-automatisering kost vanaf €1.950 excl. btw per taak. Binnen twee weken draait je eerste automatisering.
De taak start bijvoorbeeld bij een binnenkomende mail of op een vast tijdstip. Vooraf spreken we het resultaat, de controles, de foutafhandeling en een vast bedrag af. We bekijken eerst wat je bestaande programma’s al kunnen.
Een taak die op de achtergrond draait, gebruikt AI per keer. Dat verbruik betaal je zelf, net als eventuele abonnementen van de programma’s die meedoen. Het hangt af van hoe vaak de taak draait. We bespreken vooraf wat je ongeveer per maand kwijt bent.
Na oplevering kun je bij ons terecht voor beheer en doorontwikkeling.
Hoe kies je samen met ons je eerste taak?
Neem je checklist en één concreet voorbeeld mee naar een kennismaking. Daarmee bekijken we welk werk je wilt uit handen geven, welke gegevens nodig zijn en wat je zelf blijft controleren.
Je kunt een kennismaking plannen en vertellen welke terugkerende klus je dag vult.
Waar zelf doen ophoudt, neemt AI Builder Studio het bouwen van veilige koppelingen, controles en onderhoud over om je terugkerende taak met AI te automatiseren.