Je wilt je avond vrijhouden en overdag aandacht hebben voor je klanten. Maatwerksoftware laten maken kan helpen als je kleine bedrijf steeds gegevens overtypt of losse lijsten bijhoudt. Een app of koppeling kan dat terugkerende werk overnemen.
Je kunt zelf al veel uitzoeken voordat je besluit iets te laten bouwen. Hieronder lees je waar je begint, wat bouwen kost en welke afspraken je nodig hebt voor dagelijks gebruik.
Waar zorgt je software voor extra werk?
Extra werk ontstaat waar je zelf gegevens moet verzamelen, doorgeven of opnieuw invullen.
Je gebruikt een boekhoudprogramma en houdt je planning bij in een apart programma. Toch wacht er aan het einde van de dag nog een Excel-lijst op je. Of je moet de aantekeningen van een klantbezoek verwerken voordat je een offerte kunt sturen.
Herken je dit?
- Je houdt een lijst naast je programma bij omdat je een veld of overzicht mist.
- Je typt gegevens uit het ene programma over in het andere.
- Je stuurt mails door zodat een collega de gegevens kan invullen.
- Je schrijft iets op papier en zet het ’s avonds in de computer.
- Eén collega kent alle tussenstappen. Als die collega op vakantie is, moet iedereen zoeken.
Je raakt eraan gewend. Ondertussen blijft een gesprek met een nieuwe klant liggen, of kom je weer niet toe aan die dienst die je wilt uitwerken.
Bij overtypen kan bovendien een fout ontstaan. Een verkeerd aantal reist dan mee naar de offerte, de bestelling of de factuur.
Wat kun je zelf verbeteren aan je huidige software?
Je kunt zelf beginnen met instellingen, bestaande koppelingen en een overzicht van de taak die steeds terugkomt.
Kies één taak. Volg bijvoorbeeld een bestelling vanaf de eerste mail tot de factuur en schrijf op waar je iets opnieuw invoert. Noteer ook hoe vaak dat gebeurt en hoeveel tijd het kost. Daarmee krijg je een bruikbaar vertrekpunt.
Bekijk daarna je huidige programma:
- Kun je een ontbrekend veld toevoegen?
- Kun je een formulier gebruiken om gegevens direct goed te verzamelen?
- Zit er al een koppeling met je andere programma in?
- Kun je een melding of terugkerende taak instellen?
- Heeft de leverancier een handleiding voor jouw vraag?
Test wijzigingen eerst met verzonnen gegevens. Controleer wat er gebeurt bij een leeg veld, een verkeerd aantal of een dubbele invoer. Vraag een collega om dezelfde taak uit te voeren. Zo ontdek je waar uitleg of een extra controle nodig is.
Bewaar ook je huidige werkwijze. Je wilt terug kunnen als een instelling onverwacht iets verandert.
Waarom is maatwerk ook voor kleine bedrijven haalbaar?
AI verkort het schrijfwerk aan code, waardoor één afgebakende toevoeging betaalbaar wordt voor kleine bedrijven.
Software op maat vroeg lang veel bouwuren. Die uren maakten een eigen programma duur. Daarom kochten veel bedrijven een standaardpakket: de leverancier verdeelde de bouwkosten over duizenden klanten.
AI helpt een ontwikkelaar nu om code uit te werken. Daardoor kan een klein bedrijf een losse app, een formulier of een koppeling laten bouwen voor een taak die steeds terugkomt.
De ontwikkelaar bepaalt wat die toevoeging moet doen, controleert de code en test het resultaat. De bouwer blijft verantwoordelijk voor de keuzes en de werking.
Zo kan een installatiebedrijf, groothandel of adviesbureau met tien mensen beginnen met één afgebakende taak. De pakketten die goed werken, blijven in gebruik.
Waar houdt zelf bouwen op?
Zelf bouwen vraagt extra kennis zodra software klantgegevens verwerkt, programma’s aanpast of belangrijk wordt voor je dagelijkse werk.
Met hulp van AI kun je zelf een formulier of eerste scherm maken. Dat helpt om je idee tastbaar te maken. Je ziet welke velden nodig zijn en kunt collega’s laten proberen of de volgorde klopt.
Voor dagelijks gebruik zijn er meer vragen:
- Veiligheid: wie mag inloggen en welke gegevens mag die persoon bekijken of wijzigen?
- Koppelingen: wat gebeurt er als een programma tijdelijk niet bereikbaar is?
- Controle: hoe ontdek je een dubbele bestelling of een verkeerd bedrag?
- Herstel: kun je gegevens terughalen als er iets misgaat?
- Onderhoud: wie past de software aan wanneer een gekoppeld programma verandert?
- AVG: welke persoonsgegevens gebruik je en hoe lang bewaar je die?
Leg vooraf vast waar gegevens staan en wie erbij kan. Controleer bij de betrokken leveranciers welke afspraken nodig zijn voor de AVG.
Wij bouwen de toegangsrechten, controles en het herstel bij fouten. Ook testen we wat er gebeurt als een gekoppeld programma uitvalt en spreken we af wie de software bijhoudt.
Hoe helpt een offerte-app PBL Dakwerken op het dak?
PBL Dakwerken is het dakdekkersbedrijf van Paul Lakemond in Velserbroek. Klanten en planning staan in OutSmart. Voor offertes en calculatie gebruikt het bedrijf Robaws.
Een offerte kost nu een halve dag: een uur meten op het dak en ’s avonds twee tot drie uur uitwerken in Robaws. De gegevens van de opname moeten dan nog het offerteprogramma in.
Wij bouwden een telefoonapp waarin de dakdekker tijdens de opname meet en gegevens invult. Drie keuzes sluiten aan op dat werk:
- Prijzen komen uit Robaws. Via de Robaws-koppeling zal de app de prijzen ophalen die PBL daar bijhoudt.
- De app werkt zonder bereik. De dakdekker kan de opname ook uitvoeren op een plek zonder internet.
- De app volgt vaste regels. Er zit geen AI in deze app.
De app is klaar. Het ontwerp, de schermen en de stappen sluiten aan op de offertes in Robaws. Wij bouwen nu de Robaws-koppeling en de koppeling met OutSmart.
Daarna zullen de dakdekkers de app tijdens hun werk testen. Wij zullen verwerken wat ze tegenkomen. De gegevens van het dak zullen doorlopen naar een conceptofferte die de dakdekker controleert. De tijdwinst is nog niet gemeten.
Lees meer in de case van PBL Dakwerken.
Hoe houdt Reverz voorraad en prijzen gelijk?
Reverz is een Europese startup die handelt in gebruikte en opgeknapte zakelijke IT-apparatuur. Producten, prijzen en voorraad moesten vanuit één bron doorlopen naar de verkoopkanalen.
Wij bouwden een website in zes talen en een eigen Shopify-webwinkel. Odoo is de enige bron voor producten, prijzen en voorraad. De voorraad gaat elke 5 minuten naar de webwinkel en elk uur naar handelsplatform BrokerBin.
Productinformatie vult zichzelf aan met specificaties, CO2-cijfers en de datum waarop de fabrikant stopt met het product. Taken lopen op vaste tijden en bescherming houdt ongewenst automatisch bezoek tegen. De webwinkel is klaar voor opening en een klantportaal met AI is in de maak.
Lees hoe het team vanuit één systeem werkt in de case van Reverz.
Wanneer past een standaardpakket bij je bedrijf?
Een standaardpakket past goed bij algemene taken waarvoor de functies en stappen al aansluiten op je werk.
Denk aan boekhouden, salarissen en betalen. De leverancier houdt het pakket bij en verwerkt wijzigingen in regels en wetgeving. Dat onderhoud hoort bij de keuze voor software.
Een bestaand pakket is ook een logische keuze als:
- je team er prettig mee werkt;
- gegevens vanzelf op de juiste plek terechtkomen;
- een beschikbare instelling je probleem oplost;
- de taak zo zelden voorkomt dat bouwen weinig oplevert.
Bij AI Builder Studio in Haarlem kijken wij daarom eerst welke functies en koppelingen al beschikbaar zijn. Het eigen bouwwerk richten we op het deel dat specifiek is voor jouw bedrijf.
Wat kost maatwerksoftware laten maken?
Een kleine tool kost vanaf €2.500 excl. btw; voor grotere systemen spreken we per stap een vast bedrag af.
De prijs hangt af van wat de software moet doen. Een formulier met vaste velden vraagt ander werk dan een klantportaal met verschillende toegangsrechten en koppelingen.
Voor de offerte brengen we onder meer in kaart:
- welke schermen en stappen nodig zijn;
- welke programma’s gegevens uitwisselen;
- welke controles en toegangsrechten nodig zijn;
- of bestaande gegevens mee moeten;
- wat er moet gebeuren bij fouten.
Je krijgt vooraf een afgebakend resultaat en een prijs. Lopende kosten na oplevering, zoals de plek waar de software draait, licenties en eventueel AI-verbruik, staan vooraf in de offerte.
Hoe houd je grip tijdens het bouwen?
Je houdt grip door één bruikbare stap af te spreken en die met je eigen mensen te testen.
Wij werken zo:
- De taak bekijken. We volgen het werk en bekijken je huidige programma’s.
- Het resultaat afspreken. Je weet wat we bouwen, wat erbij hoort en wat het kost.
- Samen testen. Binnen vier weken klik je door de eerste versie en probeer je die met de mensen die ermee gaan werken.
- Verder kiezen. Op basis van het gebruik bepaal je welke volgende stap waarde heeft.
Na elke stap kun je kosteloos stoppen. Zodra een stap betaald is, zijn de code en de omgeving van jou. Je kunt alles meenemen naar een andere bouwer.
Je overlegt rechtstreeks met degene die de software bouwt. Fouten herstellen we 30 dagen na oplevering gratis. Voor beheer en doorontwikkeling kun je daarna bij ons blijven.
Welke vragen helpen je kiezen?
Vragen over gebruik, kosten en onderhoud helpen je bepalen hoeveel hulp je nodig hebt.
Kan ik met AI zelf software maken?
Ja, je kunt met AI een eerste scherm of eenvoudige proefversie maken. Gebruik verzonnen gegevens en test de stappen. Laat veiligheid en koppelingen beoordelen voordat je er dagelijks klantgegevens mee verwerkt.
Moet mijn hele systeem op de schop?
Je kunt beginnen met één toevoeging aan de programma’s die je gebruikt. Denk aan een opnameformulier, een offerte-app of een koppeling die gegevens doorgeeft.
Hoe weet ik of bouwen de kosten waard is?
Maak een eigen som van de tijd, fouten en kosten rond één terugkerende taak.
Meet hoeveel tijd de taak per keer kost en hoe vaak je die per week uitvoert. Vermenigvuldig dat met het aantal weken waarin je de taak doet. Geef die uren vervolgens een waarde die past bij jouw bedrijf.
Tel ook mee hoeveel tijd je kwijt bent aan fouten herstellen. Denk aan een offerte opnieuw maken, een verkeerd aantal aanpassen of gegevens terugzoeken. Schrijf op welk deel van dat werk de software kan overnemen.
Vergelijk die waarde met de bouwprijs en de lopende kosten uit de offerte. Bedenk ook waar je de vrijgekomen tijd aan wilt besteden. Een klant bezoeken of een nieuwe dienst uitwerken heeft voor jouw bedrijf een eigen waarde.
Wie houdt de software na oplevering bij?
Spreek vóór de bouw af wie het onderhoud uitvoert. Leg ook vast wie reageert bij een storing en wie controleert of koppelingen blijven werken.
Welke taak wil je als eerste aanpakken?
Begin bij een taak die steeds terugkomt en aandacht vraagt die je aan klanten of nieuwe plannen wilt besteden.
Schrijf de stappen op en onderzoek wat je huidige programma al kan. Neem dat overzicht mee als je hulp zoekt. Je hoeft de technische oplossing vooraf niet te kennen.
Wil je samen naar die taak kijken? Plan een kennismaking.
AI Builder Studio neemt het bouwen, beveiligen en koppelen over waar zelf doen ophoudt: bekijk hoe je maatwerksoftware laat maken voor je terugkerende werk.